信息技术在高校内部审计项目管理中的应用
发布人:审计处  发布时间:2015-03-27   浏览次数:81

 

 

信息技术的发展,是现代科技革命的重要标志。信息技术的应用渗透到国民经济和社会发展的各个领域和层次,也为高等教育提供了前所未有的发展机遇与挑战。无锡职业技术学院(以下简称无锡职院)是国家首批28所“国家示范性高等职业院校”之一,随着国家对高等职业教育的投入不断扩大和信息技术在日常管理工作中的广泛应用,学校在管理体制、运行机制、组织形式、控制要点及手段等方面都发生了重大变化,学校的内部审计在学校管理中发挥着越来越重要的作用,基于信息化时代的内部审计项目管理已成为做好审计工作的关键,更是学校实现科学化、信息化管理的必然要求。

一、信息化环境对无锡职院内部审计的需求

(一)实现部门间审计信息的动态共享需求

无锡职院审计项目类型和数量不断增多,审计处和各项目管理工作人员之间缺少快捷高效的沟通,使得现有的审计管理方式难以及时有效地掌握最新的审计情况,部门内和部门间需要一个信息交流和沟通平台来进行信息沟通与共享,实现审计项目动态管理,。

(二)提升高校内部审计服务职能的需求

无锡职院内部审计正在全面转型,由传统的查错防弊转变为向高校各层次管理人员提供管理咨询服务,学校管理层做出决策需要及时获得来自各种渠道的信息和数据,包括学校外部的以及学校内部的各种信息。如何做到将这些信息资源有效利用并能很快发布给相关人员作为开展业务和做出决策的参考,是学校非常重要和急需的需求。

(三)实现规避内部审计风险需求

内部审计风险在各项审计工作中不可忽视,在项目处理过程中涉及各种类型审计项目的审计文书的规范、审计项目资料的审核、项目处理时间的控制,这在客观上要求审计人员必须运用计算机技术和专业的审计项目管理信息系统,实现项目审计申请、审计报告、审计工作底稿的规范化和审计手段的现代化,核实经济活动记录的真实性,审计资料的系统性,从而帮助降低并规避内部审计风险。

(四)提高审计项目管理效率的需求

无锡职院内部审计工作很大程度上主要依赖于人工管理,通过Excelword等办公软件处理大量数据,档案查询、文件管理、数据管理的低效需要建立管理信息系统来提高学校内部审计的效率及科学性,实行办公自动化;对已审计过和未审计过的事项未建立详实的数据库,不利于对审计项目进行动态对比分析,建立管理信息系统有利于为审计计划的制定提供科学依据,最终实行网上实时审计,保持对整个审计过程动态预警连续的监管。

二、内部审计项目管理信息系统的建设

(一)系统功能与作用分析

内部审计项目管理信息系统的建设是一项投资大,技术开发复杂,知识涉及面广、时间长的复杂工程,因此,首先在对整个系统的建设进行可行性论证的基础上,根据审计项目管理环境以及学校内部审计工作需求,梳理学校各类型审计项目的流程,确定审计项目管理系统的需要实现的主要功能及具体目标。无锡职院审计项目管理软件系统实现功能定位如下:

1、实行全方位的审计管理

面对从事审计工作的立项人员,完全兼容各系部和职能部门的立项工作,针对不同的申请,配备配套的模板;系统将服务所有立项人员和审核人员,为审计工作提供一个管理的网络空间,实现个人审计工作立项、分配、审核;查询网络化;归档自动化。

2、全面、实时、准确提供学校审计信息

通过立项人员个人填报、审核人员审核后,全校的审计项目、申请资料、审计动态、工作量统计和审计报告结果等数据信息即可显现于平台,经授权教职工都可登录查询,及时掌握、了解各自申请项目的审计情况。通过不同的权限设置,对其中的数据进行修订和审核,保证数据的准确性与真实性,从而使管理人员能够通过平台随时随地掌握学校最新的审计情况。

3、对各种数据进行汇总分析

可以汇总审核人员的工作,对不同类型的项目进行统计分析,进行横向和纵向的比较,提供各类审计信息,为学校审计人员以及各级管理人员提供依据。自动按照设定格式进行同类项目统计,免除填写各种统计报表的麻烦,节省工作时间,提高工作效率。

4、实现全面的网络化管理与网上办公

提供了文件传送、Email等多种通讯手段;实现审计项目申报和审核全过程的网络化,从而有效实现无纸化办公目标。形成一个及时更新的审计数据中心和审计管理沟通平台,全面、实时、准确提供学校有关审计工作方面信息,提供方便快捷的审计服务平台。

(二)系统构架与设计

根据无锡职院各类型审计项目需求的分析以及功能定位,该审计项目管理信息系统可实现项目审计(除财务收支审计、经济责任审计、专项资金审计等大类以外的审计项目)、财务审计、经济责任审计、合同审签、专项审计、工程项目六大主要类型审计项目的审计立项、资料审核、项目分配、审核工作、档案查询五个流程的动态管理。该系统功能流程图如下:

1:无锡职院审计项目管理信息系统功能流程图

1、审计立项环节

由立项人员填写项目名称、使用部门、单位部门等基本信息,上传立项需要的文件资料,不同的项目类型(项目审计、合同审签、工程项目审计等)填写各自的立项信息,立项人员可以下载审计项目申请表、工程项目审计立项表等,立项完成后,将进入到审核流程,由审核人员进行资料审核,立项人员可以通过审计动态随时关心审计工作的进展。

2、资料审核环节

审核人员查看立项人员填写的信息是否正确,材料是否齐全,审核人员发现信息不正确,或资料不全,可以退回立项,让立项人员进行修改,也可以自己帮助修改,资料审核完成后,将进入到项目分配环节。

3、项目分配环节

由审计处长或授权人员查看项目情况,选择相应的项目类别,比如物资采购类,零星维修、装修工程类等,然后根据项目类别分配审核人员,分配完成后,生成归档号(项目编号,合同编号等),由被分配的人员进行审核工作。

4、审核工作环节

审核人员进行实际的审核工作,在审核工作完成后,填写核减金额,核定金额,合同金额等报表统计关键数据;上传审核过程的文件底稿,最终确认稿等;下载打印审计报告;审核完成,项目归档。

5、档案查询

在档案查询中进行查询已归档项目所有资料。

6、其他功能

软件具备一些附加功能,如用户管理,系统设置,项目删除,模版设定,下载打印等。

(三)系统建设和开发

审计项目管理信息系统能够很好的实现业务要求和技术要求,需有完备成熟的技术解决方案。无锡职院审计项目管理信息系统设定的技术目标、技术框架如下:

1、技术目标

由于学校的审计工作涉及到的用户多,审计信息量大,同时在学校数字化建设大环境下,该审计项目管理信息系统的构建须考虑到系统可持续性及运行稳定性;系统能够支持大量并发访问,能够处理海量数据:系统设计完全模块化,设计上做到模块清晰、接口开放,有利于进行二次开发和系统动态扩展;界面友好,操作简便人性化等技术指标。

2、技术框架

系统应用体系结构是指应用系统的技术架构,该系统设计使用目前最先进的框架进行搭建。基于先进的J2EE技术,并融合Hibernate技术和Struts框架技术,另外加上各种常用的公用组件,从而构成整个审计管理系统建设项目的技术骨架。通过构件纯Java的技术框架,设计出基于数据处理层、业务逻辑层、控制层和表示层的四层技术架构。无锡职院审计项目管理信息系统建设的三层结构图及应用体系架构图如下所示:

图二:无锡职院审计项目管理信息系统三层结构图

 

图三:无锡职院审计项目管理信息系统构架图

三、内部审计项目管理系统应用中存在的问题

无锡职院根据上述功能与定位,设定技术指标与构架,联合软件开发商与2012年初开发完成内部审计项目管理系统,并当年投入运行测试,根据运行结果,该管理信息系统基本可实行预期目标,但实际运行中尚存在若干问题,具体体现在以下4个方面:

(一)学校内部各层面支持合作问题

现阶段,信息化管理平台众多,学校内部教务管理平台、财务管理平台、档案管理平台、资产管理平台等各种平台涌现,项目相关人员往往习惯于驾轻就熟的传统的审计项目管理的方式方法,而对接受新的审计项目管理模式在不同程度上存在着抵触心理,对内部审计项目管理的信息化建设持等待观望态度。

(二)系统开发的技术与合作问题

国家审计署刘家义审计长曾经指出:审计信息化建设包括两部分内容,一是审计实施信息化,二是审计管理信息化。目前很多审计软件开发商比较重视审计实施软件的开发,而忽视审计管理软件的开发,无法提供有效的信息化管理手段,制约了审计项目管理信息化的发展。内部审计项目管理信息化建设既是管理问题,又是技术问题,需要管理人员和技术人员默契、长期配合才能顺利展开。

(三)信息系统自身局限性问题

由于项目管理软件自身设计的功能定位问题,各类审计项目实施的信息化并不能实现,

高校内部审计工作中涉及到的各项审计数据的采集、审计工作底稿编制、审计测试程序的运用等计算机辅助审计技术不能得到运用;另外,在审计过程中,审计通知书的下达和项目审计申请书的呈送需要与上级主管部门和内部职能部门的沟通,审计委托函以及审计报告传达和批复都是采用纸质形式,信息的录入和处理滞后,影响了审计项目管理信息系统运用的效果。

(四)信息系统后续维护问题

内部审计项目管理系统的关键在于先建立先进的管理模式,再进行系统的开发。先进的管理模式要以信息技术在内部审计项目管理中的应用研究为基础,而审计项目不同时期的要求以及管理程序的变动,需要对软件进行连续的升级和维护,虽然高校在信息化建设方面经费投入不断加大,而与高校教务管理等信息化相比,在审计项目管理信息化建设的研究上人力、物力投入相对不足导致审计项目管理信息系统的实施和运行方面普及率不高。

四、内部审计项目管理系统应用对策

为提高审计项目管理信息系统的使用效果,进一步推进内部审计信息化建设,无锡职院内审部门采取以下对策:

1、强化学校内部审计信息化意识

学校内部整体环境对内部审计信息化认识不足,审计项目相关人员对信息化建设的排斥与观望态度的问题,一方面通过提高审计独立性,重视审计工作的外部环境来实现,另一方面,同时审计机构和审计人员增加服务意识,在部门推进信息化的同时,对学校涉及到审计项目的管理人员提供培训和技术支持,以提高内部审计信息化的参与度。

2、增加对审计人员信息化技术培养的力度

根据审计项目管理信息系统应用过程发现,审计人员对信息化过程中存在的问题的准确分析,与系统开发人员的有效交流是对系统的维护以及后续正常使用的关键,故培养精通计算机编程和数据库技术又熟悉审计业务的复合型人才是推进信息化建设的重要基础,这需要加大对审计人员信息技术掌握能力的培养,提高审计人员对信息技术的掌握能力,改进计算机系统的应用操作能力。

3、对信息系统进行持续投入和维护

在目前审计项目管理软件比较缺乏的情况下,无锡职院联合软件开发商独立开发的审计软件,周期长,投入大,对技术力量要求高,面对后期维护任务繁重的情况,部门审计人员对信息系统使用过程中动态的问题及时记录和分析,并定期与开发人员协商解决。注重外部力量与内部力量的长期结合以及持续的投入,才能保证系统的各项功能服务于内部审计工作。

国家审计信息化建设的发展,为高校内部审计项目管理信息化建设提供了广阔的发展平台,审计数据库的建立,为高校内部审计项目管理系统的建立储备了必要的信息资源,无锡职院审计部门将抓住机遇,对审计项目管理信息化建设进行总结,并进一步推进审计实施信息化建设,实现内部审计全面信息化。